Ecett - Learning Platform

Q. 5a : «  S’il y a un obstacle financier pour faire avancer l’argent et être remboursé après avoir clôturé le dossier de stage ».

Réponse : 

·       Certains HD versent la moitié de la subvention avant le stage (au moment de la réservation du billet d’avion) et les 50 % pour les frais de subsistance sont versés quand les stagiaires ont ramené les reçus et ont terminé leur dossier de stage. 

·       La règle du 50/50 % dépend de l’accord entre l’organisation du stagiaire et celle qui a signé le contrat Mobility avec Erasmus+ et qui a besoin des factures et dossiers de stages pour rendre des comptes à UE. Certains HD payent au stagiaire l’intégralité de la bourse pour qu’il réserve lui-même son avion et paye tous les autres frais mais n’ont plus de moyen de pression financier si le stagiaire ne rapporte pas ses factures et billets d’embarquement ou ne complètent pas leur dossier de stage. Il est plus prudent

·       Le stagiaire doit se rappeler que, habituellement, il paye sa nourriture, ses frais de transport quotidiens, etc, et qu’il serait logique qu’il rentre les justificatifs avant d’être remboursé pour les frais pendant son stage.

Q. 5b : « Et si quelque chose ne va pas pendant le stage ? Vol, accident... »

Réponse :

·       L’accord de partenariat MECETT stipule que chaque organisation de stagiaire doit demander un avenant à l’assurance de travail  à sa compagnie d’assurance pour couvrir les frais de maladie et de rapatriement en cas de mission à l’étranger (léger supplément)

·       En cas e problème pendant le voyage, l’hôte donne assistance au stagiaire en difficulté.

·       Si le stagiaire est volé, la règle est la même que pendant un voyage touristiques ordinaire... aucun remboursement.

Q. 5c : MECETT et les niveaux hiérarchiques : « Pourquoi MECETT n’est-il pas utilisé par les directeurs pour rencontrer d’autres directeurs ?».

Réponse :

·       bien souvent, les directeurs accordent des bourses Mobility à leur personnel sans en profiter eux-mêmes, car ils ont d’autres possibilités pour se rendre à l’étranger à l’occasion de congrès internationaux. Cependant, il est très utile que les directeurs échangent avec leurs pairs des problèmes et bonnes pratiques liés à la gestion d’une organisation. MECETT peut ouvrir à leur intention de nouveaux répertoires de bonnes pratiques spécifiques à leur fonction (recherche de fonds,  ressources humaines, relations avec les milieux politiques, etc.). Il est possible qu’un directeur accompagne ses collègues dans un stage groupé et dispose de certains moments de rencontre spécifiques réservés aux directeurs.  Cela peut aussi se faire à l’occasion de voyages groupés avec des directeurs d’autres organisations.

·       Il en est de même pour les chefs de service qui ne font pas de stages et restent souvent sceptiques face aux idées ramenées de stage par leurs subordonnés. Il faut donc faire voyages également le « middle management » qui l’on veut créer des alliances internes pour le changement.  Accompagner ses collègues en stage renforce les liens et permet de mieux comprendre MECETT ainsi que la possibilité de transférer des bonnes pratiques.

Q. 5d : « Et si aucune de mes « idées fortes » n’est acceptée par mon équipe après le retour... »

Réponse : Très peu de stagiaires Ecett rapportent ce type de blocage complet, mais cela peut arriver dans des organisations qui ne soutiennent pas et ne s’intéressent pas aux projets de stage de leur personnel. C’est pour cela qu’il est important, lors de la préparation du stage, que le stagiaire vérifie avec  son équipe et son directeur si ils adhèrent à l’initiative d’apprentissage et que le premier objectif d’apprentissage corresponde aux priorités stratégiques de l’organisation du stagiaire.

Q. 5e: « Et si des stagiaires enfreignent les règles de leur hôte, p.ex : introduire de  l’alcool dans une communauté thérapeutique… »

Réponse : Les stagiaires et les hôtes sont tenus par la charte éthique de MECETT et le non respect des règles de l’organisation hôte peut entrainer l’interruption immédiate du stage. L’intérêt des usagers du service a la priorité absolue et les stagiaires doivent vérifier auprès hôte s’il y a des règles particulières pour le comportement des visiteurs. Si les stagiaires enfreignent les règles ou ont une mauvaise attitude, cela doit être signalé par l’hôte au HD qui verra avec l’hôte si le stage doit être immédiatement interrompu. Si il y a faute grave et qu’aucune solution n’est trouvée, le HD peut décider que le stagiaire sera exclu de Ecett.

Q. 5f : « Et si certains répondent : les stages Ecett, ce n’est pas pour moi! »…

Réponse : l’adhésion au compagnonnage doit être libre et personnelle, sinon, cela ne fonctionne pas. En effet, le processus MECETT est rigoureux et cette démarche d’apprentissage exige des efforts personnels visant à l’excellence. Nul ne peut être contraint de devenir un compagnon. Le HD devrait travailler avec les 10-15 % des membres du personnel qui sont ouverts et motivés. Il faut dire au personnel « si vous dites oui, que ce soit OUI ! Si c’est non, c’est OK ».

Q. 5g: si différents stagiaires ont des objectifs différents pour un même stage groupé, cela peut faire 9 objectifs pour trois personnes. Comment l’hôte peut-il alors satisfaire chacun ?

Réponse : Le premier objectif des stagiaires qui font un stage groupé doit être un objectif commun. Leurs objectifs 2 et 3 peuvent différer et l’hôte verra jusqu’où il pourra répondre à ces objectifs secondaires.

Q. 5h: « Et si les stagiaires ne trouvent pas un hôte satisfaisant parmi les membres du réseau ? »

Réponse :

·       Les divers HD Ecett ont un large réseau de connaissances au niveau national dans divers secteurs. Si malgré cela votre HD n’a pas trouvé une organisation hôte pertinente, effectuez une recherche sur Internet et apportez-nous vos propres propositions d’hôtes potentiels. Nous prendrons contact avec eux.

·       Si un stagiaire a une idée précise concernant une organisation pertinente qui n’est pas encore membre du réseau, Ecett prendra contact avec elle et vérifiera si elle dispose des compétences requises pour les objectifs d’apprentissage du stagiaire. Dans ce cas, il peut devenir l’hôte choisi par le stagiaire.

Q. 4a:   « Comment résoudre les problèmes de langue par/pour les stagiaires & pour les hôtes ? Certains  candidats (ne parlant que polonais, Français, italien, etc.)  sont freinés par la barrière de la langue et des aspects spécifiques de la culture ».

Réponse  

Les stagiaires :

·       référez-vous d’abord aux 4 « solutions langues » figurant au bas du questionnaire 2a (dossier de stage).

·       Le stagiaire peut demandez à visiter un hôte parlant la même langue, peut-être dans son propre pays (si il a les compétences requises !).

·       un groupe de stagiaires peut partager le prix du billet d’avion d’un traducteur volontaire (collègue, ami, bénévole...)

·       un groupe de stagiaires peut partager le prix d’un traducteur choisi par l’hôte

       le stagiaire peut installer Google Translate sur son smartphone

       Utilisation des services virtuels pour apprendre des langues

       Le stagiaire doit écrire les bonnes pratiques tout d’abord dans sa langue maternelle, puis utiliser le traducteur en ligne

Les bureaux d’aide (helpdesks ou HD)

       Envoyer de stagiaires en dyades où l'un joue le rôle de traducteur pour l’autre

       Organiser un réseau MECETT au niveau national.

·        Collaborer avec des stagiaires d’écoles d’interprétariat.

·       Soutien spécial du gouvernement pour la traduction.

Les hôtes :

       L’hôte peut utiliser les compétences linguistiques des résidents pour la traduction (ils sont fiers de le faire)

       Aide à la traduction par des bénévoles, membres des familles, amis...

       Demander aux enseignants en langue, à une haute école d’interprétariat (avec stagiaires).

       Les hôtes peuvent identifier les ressources linguistiques internes et le HD peut mettre dans la base de données d’hôtes des noms et drapeaux pour solutions linguistiques.

Q. 3a : « comment assurer l’adéquation entre les besoins d’apprentissage et l’expertise de l’hôte ? Comment trouver des hôtes hors de la zone de savoirs déjà couverte par MECETT ? ».

Réponse :

·       Le helpdesk doit parler au stagiaire pour l’aider à fixer des objectifs d’apprentissage précis qui seront comprises par les pairs qui ont fait face aux mêmes obstacles.

·       Envoyer aux hôtes potentiels une copie du profil et des objectifs d’apprentissage personnalisés des candidats (docs. 1a,b).

·       Envoyer la demande détaillée (docs 1 a & b) à tous les HD et non pas dans un HD spécifique.

·       Envoyer aux autres HD un tableau détaillé des besoins d’un consortium Mobility pour relever les compétences détenues dans d’autres pays.

Q. 3b : « Comment aider des stagiaires qui doutent de leurs capacités pour rencontrer des pairs à l’étranger. Certains ne sont pas habitués  à se déplacer à l’étranger, d’autres n’ont aucune compétence sur PC et on peur du e-learning, de devoir écrire pour compléter un dossier, peur d’être trop vieux, trop bête, de ne pas savoir où aller, peur d’attentes trop élevées après le retour….».

Réponse :

·       MECETT est destiné à tous ceux qui veulent être apprendre de manière personnalisée et tous les intervenants d’un même secteur professionnel  sont les bienvenus. 

·       Parlez avec votre helpdesk pour vérifier si vos craintes sont réalistes

·       Notre stagiaire aîné était un psychiatre en milieu pénitentiaire qui avait plus de 80 ans et ce fut un succès.

·       Pour un premier stage, joignez-vous à un groupe de stagiaires avec un leader ou un ancien stagiaire.

·       Les stagiaires ayant déjà bénéficié des bourses de mobilité dans le passé devraient inviter leurs collègues à se joindre avec eux dans un stage groupé.

Q. 3c : « Certains collègues se sentent débordés de travail et pas suffisamment organisés pour fixer des priorités ». 

Réponse :

·       Les stagiaires doivent utiliser leur réunion d’évaluation annuelle pour voir quelles priorités d’apprentissage sont fixées pour eux et si un stage MECETT est pertinent pour aux. Si c’est le cas, la procédure du dossier voyage et le suivi par le helpdesk donnera un cadre structuré pour organiser ce stage.

·       Il suffit de suivre une par une, les trois étapes du dossier de stage avec le support du helpdesk.

·       Commencer par écrire des questions pratiques qui se posent sur votre lieu de travail pour définir des objectifs d’apprentissage et laisser ensuite le helpdesk accompagner le stagiaire pour l’organisation de l’échange entre pairs dans le réseau.

·       Stages font groupé → certains hôtes peuvent accepter 5 stagiaires en même temps.

Q. 3d : « Comment remplacer les stagiaires quand ils s’absentent de leur équipe ? »,  « La durée du stage est trop longue (une semaine à l’étranger) car il y a des contraintes familiales ».

Réponse :

·       Depuis 2015, Erasmus+ accorde des bourses Mobilité pour des stages de 2 ou 3 jours, ce qui est plus accessible que 5 jours ou deux semaines.

·       Il ne faut pas croire qu’un stage n’est riche que si il est long (15 jours). Cela a été abondamment démontré en Belgique où des stages de 2 jours (sur fonds propres) sont organisés depuis des années, avec le même niveau de satisfaction que pour les formations plus longues.

·       Passer deux nuits dehors, c’est impossible ?

·       Fixer la durée du stage avec son équipe longtemps avant de quitter permet à l’équipe de s’organiser.

·       Comment l’équipe du candidat stagiaire s’organise-t-elle jour quand des membres du personnel sont malades ? Ne peut-elle faire pareil pour une formation prévue à l’avance ?

Découverte de la plate-forme e-learning

Q. 2a : « La plate-forme e-learning est compliquée à utiliser et elle a changé plusieurs fois ».

Réponse : l’usage de la plate-forme n’est pas plus compliqué que Facebook. Si c’est motivant, attrayant, on fait l’effort d’apprendre… Donnez-nous des idées pour rendre la plateforme aussi attrayante que Facebook. Lorsque le HD comprend et utilise aisément la plateforme MECETT, il devient facile de transmettre cela aux stagiaires. La plate-forme évolue et est mise à niveau une fois par an. Si vous vous sentez perdu, demandez-nous une formation à la plate-forme par Skype.

Q. 2b: Le dossier de stage.   « les stagiaires ne comprennent pas le but des questionnaires à compléter pour le dossier de stage. Y a-t-il de la souplesse pour remplir les 8 questionnaires du dossier voyage (docs 1a à 3c)?  Quels sont les documents facultatifs ou obligatoires ? Est-on vraiment obligé d’utiliser des documents officiels comme 2a (accord de stage) et 2b (planning de stage) ? Comment le HD peut-il motiver les stagiaires pour remplir le dossier de voyage et pour écrire des bonnes pratiques (BP) ?  Comment convaincre les stagiaires que ces questionnaires sont judicieux et qu’ils seront en mesure de les remplir ?

Réponse : Tous les questionnaires du dossier voyage sont obligatoires (*). C’est justifié par les conclusions des projets Ecett-Pilot et Ecett-ToI (Leonardo da Vinci 2006-2011). Ils ont montré l’efficacité pédagogique des questionnaires du dossier de stage pour la réalisation des objectifs spécifiques d’apprentissage des stagiaires. Lorsque les stagiaires complètent leur dossier de voyage en ligne, ils font un travail intellectuel qui rend l’échange de connaissances plus fructueux et MECETT peut certifier leurs compétences par des certificats A, B, C et D. 

       Si vous remplissez tous vos documents pour votre premier stage, vous pouvez redemander une bourse pour un nouveau voyage dans le futur.  

(*) Sauf dans le cas où les organisations d’envoi ou d’accueil estiment que leurs propres modèles de planification (2b) et du budget (2c) sont plus pertinents.

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